Адаптивный карантин позволяет переводческим бюро вернуться в почти привычный формат работы. Правда, в условиях нестабильности многие не решаются снова что-то менять в едва налаженных процессах. Их можно понять: с приходом осени возможна вторая волна жестких ограничений. А тем временем — отработанные алгоритмы не работают, клиентская база меняется, перемены затрагивают и штат компании. Но перемены — это не значит ухудшение! Чтобы найти в кризисе возможности для роста, надо сделать адаптивным и бизнес.

Как в этом может помочь TMS-система? При правильном использовании она станет главным инструментом стратегического планирования и оперативных действий.

Аудит и оптимизация

Начать возвращение бюро переводов из карантинного режима следует с подведения итогов истекшего периода. Это позволит понять, на каком вы свете в разных разрезах. Например, появились ли новые клиенты, как изменился средний чек, маржа, какова дебиторская задолженность и есть ли задолженности перед сотрудниками бюро переводов.

Мониторинг финансовых показателей

Это первый шаг на пути к выработке стратегии действий на будущее, ведь карантин существенно изменил привычную картину мира во всех сферах.

В проведении аудита поможет модуль “Финансы”. В нашей системе управления проектами это одно из недавних добавлений, призванное обеспечить переводческим бюро по-настоящему четкое понимание ситуации с деньгами. Все данные собраны в одном месте. Во вкладке “Финансовый отчет” можно сразу же увидеть общую картину, понять, насколько лучше (или хуже) стала ситуация в сравнении с предыдущими периодами. Затем можно перейти к деталям.

Обязательный список действий с финансовой частью выглядит так:

Проверить, за что и сколько предстоит платить в ближайшее время (зарплаты, налоги, аренда и т.д.). Возможно, придется договариваться о переносе сроков платежей. Лучше делать это заранее, чтобы обеспечить себе пространство для маневров и сохранить репутацию надежного партнера.

Проверить, какие поступления денежных средств ожидаются и когда. Может быть, кому-то нужно напомнить об оплате.

Адаптация формата работы бюро переводов на карантине

Если ясно, что компания в минусе или на нуле, вам не стоит пока работать как раньше.
Логичнее урезать расходы на то, от чего напрямую не зависит работа бюро переводов (например, на хозяйственные нужды). И — по максимуму сохранять работу в удаленном режиме.

А тем временем постарайтесь бросить все силы на поиск новых источников дохода:

• усилить маркетинговые мероприятия, перераспределив рекламный бюджет в пользу наиболее маржинальных услуг и эффективных каналов продвижения;
• задействовать для получения заказов личные связи;
• активно использовать холодные звонки;
• освоить актуальные направления: к примеру, постараться наладить сотрудничество с международными организациями (или их украинскими партнерами), которые возникли на волне борьбы с COVID-19.

Оптимизация списка услуг

Паттерны поведения клиентов бюро переводов карантин изменил всерьез и надолго, если не навсегда. Еще зимой 2020 года ключевыми факторами для клиентов бюро переводов (как онлайн, так и оффлайн) были:

• стоимость;
• качество;
• скорость.

Уже весной 2020 года стало ясно, что к ним добавился новый пункт — удобство и безопасность. Многие клиенты и сотрудники переводческих агентств не захотят больше общаться лично — не только из-за боязни заразиться вирусом, но и потому, что в сфере услуг это стало нормой и действительно экономит время. А значит, кто-то из сотрудников может остаться на удаленке, освободив свое рабочее место в офисе.

В этом случае можно будет сэкономить на аренде. А можно попробовать использовать освободившиеся ресурсы для разработки новых направлений, наняв дополнительных сотрудников в офис. Ведь быстро и эффективно организовать удаленную работу, пока процессы еще не отлажены, практически невозможно. Перевод части штата на удаленку дает вам возможность начать новое направление без соответствующих затрат на аренду и офисное оборудование. Используйте этот шанс!

На свободных рабочих местах могут начать трудиться те, кто закроет нужды новых клиентов в развивающихся сейчас отраслях:

• телемедицина;
• киберспорт;
• дистанционное образование.

Кстати, в Alisa ТМS нет привязки лицензии к компьютеру, что облегчает перевод менеджеров на дом или введение в новую должность на освободившемся компьютере коллеги. Это позволяет сэкономить финансы, ничего не теряя в качестве ведения проектов — независимо от того, работают ли ваши сотрудники дома или в офисе.

Работа с заказчиками

Напомните о себе клиентам, которые давно не делали заказов. В ходе общения станет ясно, почему наступила пауза. Возможно, направление, требовавшее переводов, не свернуто полностью, но кто-то из конкурентов предложил более выгодную цену. Если у ранее постоянного клиента включен режим жесткой экономии и нет денег на оплату переводов по прежним расценкам, для бюро может быть выгоднее пересмотреть ценовую политику, чем лишиться этого клиента вообще.

Начать стоит с RFM-анализа. Он поможет актуализировать информацию по клиентам и наглядно покажет, с кем надо поработать в первую очередь.

После этого попробуйте разработать специальные предложения для разных групп клиентов. Определите их потребности и предложите то, что наилучшим образом соответствует ситуации: скидку, либо экспресс-перевод (вычитка машинного перевода), а может, клиенту нужен дистанционный устный перевод. Иногда есть смысл провести акции из разряда “Первый заказ за полцены”, которые помогут принять решение сомневающимся.

А что по вендорам?

COVID-19 заставил многие бюро переводов снизить тарифы для переводчиков-фрилансеров (из-за чего некоторые прекратили сотрудничество). Актуализируйте информацию:

• кто простаивает и согласится работать по более низкой ставке;
• кто согласится вернуться только на прежних условиях;
• кто не хочет возобновлять сотрудничество.

Безопасный режим офисной работы переводчиков

Если после аудита принято решение, что офис возобновляет работу, следует придерживаться рекомендованных медиками мер безопасности.
Да, в чем-то это повлечет дополнительные затраты. Но пренебрежение безопасностью все равно обернется убытками (заболевшими сотрудниками или клиентами, испорченной репутацией).

Без чего не обойтись:

• антисептики для рук;
• обеспечение сотрудников, контактирующих с клиентами, масками, перчатками, защитными экранами;
• расстановка мебели с обеспечением расстояния между столами около 1,5-2 метров;
• регулярное проветривание и влажная уборка с дезинфецирующими средствами (мылом, спиртом);
• минимизация командировок, связанных с общественным транспортом. Попробуйте организовать развозку сотрудников коллегами, у которых есть автомобиль, или закажите корпоративную маршрутку;
• наличие у всех сотрудников личной посуды и средств гигиены.

Лайфхак! Коробочка с одноразовыми полотенцами или салфетками, поставленная возле дверей офиса (вместе с урной для использованного материала), избавит от необходимости слишком часто протирать руки антисептиком после открывания двери.

— План Б провалился.
— Переходите к плану В…

Пандемия COVID-19 не позволяет строить четкие прогнозы, поэтому не ограничивайтесь только одним планом действий. Даже самый продуманный и тщательно составленный план провалится в одном или нескольких пунктах, если изменятся вводные. Примите, что вам часто придется действовать по ситуации, анализируя риски и их фактическое воздействие постфактум.
Может быть принято новое постановление, которое запретит деятельность одного из основных клиентов бюро переводов. Это же постановление может переместить на гребень волны клиента, заказы которого ранее занимали небольшую часть в структуре доходов. Значит, надо будет быстро перераспределить ресурсы, время сотрудников, возможно, даже сменить профиль.

Лучше всего заранее построить несколько гипотетических моделей на разные случаи. Ответьте себе на вопросы:

• Что мы будем делать, если…?
• Как мы поймем, что это случилось (критерии оценки ситуации)?
• Как будем действовать, конкретные шаги?
• Сколько продержимся в таком режиме и что будем делать, если действие негативного фактора не закончится?
• Как поймем, что проблема закончилась (критерии)?
• Как будем бороться с последствиями?

Прописывайте как можно больше сценариев развития событий. В особенности негативных. Если какой-то из них оправдается — вы будете готовы сразу реагировать, не впадая в панику. Ведь у вас предусмотрены план А, Б и В.

Главное – сохранить “душу” бюро переводов: ценности, системность, самых важных сотрудников. Работаете ли вы в офисе или на удаленке, «Alisa TMS» поможет вам сохранить нужные связи как с клиентами, так и между членами коллектива. Ведь наш главный принцип – работа на одной платформе. Попробуйте и убедитесь: это действительно удобно.