ПО для управления бюро переводов

Сегодня расскажем, почему мы разработали свою TMS и чем нас не устроили имевшиеся на рынке решения.
Все началось в 2016, когда наше молодое и быстро растущее бюро впервые столкнулось с осознанием того факта, что неконтролируемое масштабирование способно «съесть» бизнес даже быстрее, чем стагнация.

Мы брались за любые заказы, активно работали с клиентами и успешно закрывали сделки, но в какой-то момент поняли: еще месяц-другой без сна и основные наши «бойцы» выйдут из строя. Необходимо так распределять работу между исполнителями, чтобы не жить в постоянном стрессе. И в экселевской табличке такое распределение толком не сделаешь, если исполнителей больше десяти.
Да и качество в табличке контролировать сложно. Как все запомнить: что этот переводчик сейчас занят, другой не работает с медицинской тематикой, а тот зафейлил последний заказ или часто срывает сроки… Комментариев и пометок не хватит, нужна система рейтингов. То есть — специальное ПО.

Конечно, нам не хотелось изобретать велосипед. Мы сделали обзор рынка: ведь проблема существует давно и у нее есть готовые решения. Как выяснилось — даже не одно.

Эксперименты с разными системами

Мы решили не мелочиться и купили годовую лицензию на пользование универсальной CRM, которая всем хорошо известна. В теории, она предназначена для любых видов бизнеса, а взяв максимальный пакет функций, клиент может дорабатывать ее под себя самостоятельно. Это мы и сделали. Точнее, только первую часть: оплатили максимальный пакет. 🙂 После первого же ТЗ на доработку наш программист сказал, что сделать это невозможно.

 

программа для управления проектами Алиса ТМС

Тогда мы нашли систему управления проектами именно для бюро переводов. Она предназначалась для огромных проектов и имела обширный функционал. В нашем случае это ПО было “на вырост”, и, опять же, не вполне соответствовало бизнес-процессам именно нашего бюро. Но мы все равно купили максимальный пакет и в течение полугода оплачивали доработки… Процесс шел медленно. Стало ясно, что такими темпами желаемое мы получим лет через десять. К тому же, в программе отсутствовали функции для управления продажами, а это — ключевой момент для бизнеса.

Мы взгрустнули и попробовали еще один вариант. Это была система управления и проектами, и продажами, предназначенная для информационных услуг. Сфера близкая к нашей, но, как выяснилось, недостаточно близкая. Там был обширный и понятный функционал, который первое время казался идеальным: интеграция с сайтом, удобная база исполнителей и мгновенный подбор по критериям, аукцион для фрилансеров, контроль финансов, отчеты по сотрудникам и графику сдач…Два года мы успешно вели все дела в этой системе. Но нам не хватало интеграций с нужными инструментами, карта заказа не совсем соответствовала переводческим проектам. Нельзя было назначать несколько исполнителей на один заказ, разбивать заказ на части. По мере нашего роста эти нюансы приносили все больше неудобств.

В конечном итоге стало ясно: на рынке есть проблема с автоматизацией процессов в бюро переводов. Нет доступного продукта, который бы упростил работу сотрудникам, а директора освободил от операционки и обеспечил уверенность в безопасности своей компании. Так началась эра “Алисы”.

Основная идея, которую мы заложили в свой продукт — единство платформы для всей компании. То есть система должна содержать базу данных и функционал для всех сотрудников агентства, от hr-менеджера до генерального директора. Это оказалось непросто и потребовало намного большего бюджета, чем предусматривалось изначально. Но на что не пойдешь ради эффективной автоматизации! Некоторые функции и логики процессов пришлось переписывать по два-три раза, прежде чем мы получили желаемый результат.

 

софт для управления проектами бюро переводов

Сегодня мы продолжаем совершенствовать систему, но уже на основании обратной связи от пользователей. С начала 2019 года 80% доработок внедряется по инициативе наших клиентов — других агентств, которые работают в нашей системе. Мы ценим их доверие и прислушиваемся к любым пожеланиям. Правда, реализовать получается пока не всё: аппетиты, как известно, растут во время еды, так что выбираем самое приоритетное. Этот творческий процесс нас невероятно увлекает! Наша цель — создать лучший в мире продукт для бюро переводов. Спасибо всем, кто помогает в этом, предоставляя обратную связь.

Мы помним: нет двух одинаковых бюро. Как нет двух одинаковых личностей, даже если это близнецы. Каждая переводческая компания работает по-своему. Поэтому внедрение программы у нас начинается не с «расширения ваших возможностей», а с анализа ваших бизнес-процессов. Тех, к которым вы привыкли, которые вам удобны. И только после этого мы подбираем вам пакет.

Как это происходит — расскажем в следующих статьях. До встречи!

 

 

Спасибо! Вы успешно подписались на наш блог.