Оптимальная стоимость современной TMS

В какой-то момент владелец бюро переводов понимает, что развитие бизнеса требует внедрения новых инструментов, ведь записи в Excel и сервисах типа Asana и Trello не позволяют эффективно обрабатывать весь массив задач и держать под контролем ключевые аспекты деятельности компании.

На этом этапе приходится выбирать специальное ПО: TMS. А может быть, CRM или BMS?

При выборе ПО для управления работой бюро переводов во главу угла часто ставят цену продукта и его известность, отзывы, рекомендации. Хотя на самом деле начать стоит с:

• определения бизнес-задач, которые необходимо решить;
• составления списка необходимых на данном этапе функций;
• построения стратегического плана хотя бы на среднесрочную перспективу;
• выявления нужной разновидности ПО, имеющей все функции, которые могут понадобиться.

Какие бывают TMS системы для переводческих бюро
Те, кто находится в начале пути выбора ПО для управления проектами бюро переводов, обычно считают, что им нужна CRM (Customer Relationship Management).

Это не совсем правильно. CRM (Customer Relationship Management) предназначена для работы с продажами. В этих системах фиксируются контакты клиентов, количество заказов, процент удачных сделок, средний чек и т.п. По сути, CRM — это не об управлении всем бизнесом, а об управлении отделом сбыта. Для торговых компаний этого, может, и достаточно. Но для производственно-торговых — уже нет. В CRM отсутствует функционал, который нужен для организации производства. Именно поэтому попытки приспособить для бюро переводов Битрикс24 или amoCRM обычно заканчиваются разочарованием.

Зато там активно используются TMS (Translation Мanagement Software) — системы управления переводами. Современные TMS включают интеграцию с САТ-программами и инструментами контроля качества перевода. Однако несмотря на присутствие в их названии слова «менеджмент», эти программы предназначены не столько для руководителей бюро, сколько для самих переводчиков. Они помогают оптимизировать процесс перевода, убрав из него лишние рутинные действия.

Но для полноценного управления проектами в бюро переводов нужна BMS (Business Management System). Такая система включает все вышеназванные звенья цепи, плюс недостающие. Хорошая BMS должна быть интегрирована с САТ-инструментами, иметь CRM-модуль, адаптированный к продажам именно переводческих услуг, а также функционал для распределения работ между исполнителями, контроля сроков и качества, составления финансовых отчетов, выписки счетов и актов выполненных работ.

К BMS относят: Plunet, Projetex, XTRF. Наша система Alisa также относится к BMS. Хотя традиционно мы называем ее TMS (для клиентов это привычно звучит), однако по факту предоставляем намного больше: полный набор инструментов, адаптированный к бизнес-процессам переводческого бюро.

На что способны большинство известных на рынке BMS

Разработчики BMS, как правило, знают бизнес изнутри. Поэтому базовый функционал программ во многом похож, он позволяет:

• фиксировать проекты и информацию по каждому из них;
• распределять работу между переводчиками и менеджерами;
• рассчитывать стоимость заказов;
• работать со счетами (создавать их, контролировать оплаты);
• генерировать разного рода отчеты;
• создавать учетные записи для исполнителей;
• применять в работе CAT-инструменты.

В такой ситуации “изюминкой” продуктов становятся как раз дополнительные возможности. Они позволяют повысить эффективность ведения бизнеса за счет:
удобной аналитики (финансов, продаж, эффективности менеджеров, клиентов, маркетинга);
интеграции со сторонними инструментами интернет-маркетинга (формы на сайте, Google Analytics, сервисы рассылок, телефония);
регламентирования ролей пользователей;
эффективной системы внутренних коммуникаций;
использования диаграмм Ганта и прочих популярных схем в менеджменте проектов.

Многие ли системы имеют эти функции? Для наглядности рассмотрим такую таблицу:

Что влияет на стоимость BMS

Очевидно, что самая большая база пользователей и, соответственно, лидерские позиции, у компаний, которые давно присутствуют на рынке (более 10 лет). Среди них — Plunet, Projetex и XTRF. Они могут позволить себе высокую ценовую планку, поскольку представляют известный бренд и хорошо себя зарекомендовали.

Но разработчики, которые появились не так давно, зачастую предлагают по демократичной цене не менее совершенный продукт. Такие компании более гибко реагируют на потребности пользователей, поэтому во многих отношениях их программы эффективнее. Они стремительно увеличивают свою долю рынка. При этом их клиентами становятся как те, кто впервые решился на внедрение BMS, так и те, кто раньше пользовался другими продуктами. Среди активно растущих разработчиков — TranslationProjex, Protemos и Alisa.
По данным Translatiorating.ru, популярность переводческих BMS на российском рынке сегодня распределяется так:

На стоимость BMS влияет ряд факторов:

• Количество ресурсов, затраченных на создание BMS (программисты, проект-менеджеры) и поддержание ее актуальности в быстро меняющихся реалиях. Продукты, которые изначально имеют обширный функционал и постоянно обновляются, по определению не могут стоить дешево.
• Хороший сервис (помощь техподдержки) также требует ресурсов, ведь квалифицированные живые люди, работающие с клиентом, и их готовность реагировать быстро и эффективно — дороги. А общение с ботами и безответные обращения на протяжении дней — как раз то, что способно привести к убыткам и снижению лояльности со стороны пользователей.
• Гарантии. Если поставщик ПО дает вам гарантии — он должен заложить соответствующие издержки в стоимость продукта. Не случайно все, что продается без гарантии бесплатного ремонта или компенсаций в случае поломки — гораздо дешевле.
• Затраты на маркетинг. Чем больше вложено в раскрутку бренда, тем дороже будет продукт, ведь работа с медиа-пространством — удовольствие не из дешевых. При этом нельзя ставить знак равенства между “раскрученностью” марки и реальным качеством предоставляемых услуг. Как раз гиганты рынка склонны меньше прислушиваться к потребностям каждого отдельного клиента. Они используют готовые наработки и действуют стандартно, что не всегда является плюсом.

Какую стоимость BMS можно считать оптимальной?

Оптимальной можно считать ту систему, которая:
1. Решает возложенные на нее бизнес-задачи, например, повысить производительность менеджеров; обеспечить безопасность бизнеса, конфиденциальность данных; стандартизировать процессы и заменить часть ручных действий на автоматизацию; оцифровать данные, чтобы найти точки роста и сократить “дыры”.
2. Окупает затраты на себя минимум в 3 раза, а лучше в 10. Например, при покупке BMS на 5 лет за 50 000 $, за счет грамотного внедрения повысили рентабельность на 30% и в течении 5 лет увеличили прибыль на 500 000 $. Сделать прогноз и все подсчитать сложно, но реально. Напишите нам, если вам интересно сделать такой просчет для своих бизнес-процессов.

В начале статьи мы говорили о том, что при выборе программы для управления проектами следует иметь стратегический план развития.

Так вот, еще на этапе выбора надо уточнить, какие функции, помимо базовых, есть в BMS. Возможно, они не нужны прямо сейчас, но понадобятся потом. Если они предусмотрены в расширенных вариантах BMS — отлично. Если разработчики готовы “допилить” систему под запрос клиента — тоже хорошо, а в некоторых случаях и необходимо.

Если же функций, которые нужны будут в будущем, нет, и разработчики не практикуют расширение функционала по запросу — стоит задуматься. Покупка такой системы управления проектами, пусть даже по очень доступной цене, в будущем приведет к переходу на новую BMS. А это значит — дополнительные финансовые вложения, плюс затраты времени на обучение сотрудников, перенос данных.

Также стратегическое планирование поможет выбрать оптимальную модель ценообразования. Есть три варианта:

• Оплата за лицензию в виде единоразовой оплаты за установку ПО на компьютер либо доступ к облачной системе. Лицензию придется купить для каждого рабочего места.
• Ежемесячная абонентская плата за каждого сотрудника, который пользуется ПО. Если их двое — затраты удваиваются, если 5-10 — умножаются в соответствующем коэффициенте.
• Подписка на функционал. Ежемесячно компанией вносится плата за пакет необходимых функций с неограниченным доступом для любого числа менеджеров.

Первый и второй варианты не выгодны для бюро переводов, которые быстро растут или планируют активное развитие. Ведь рост штата означает рост затрат на BMS в разы.

Кроме того, разработчики, которые работают по такой схеме, не заинтересованы в сокращении количества менеджеров за счет повышения эффективности каждого из них. По сути, в такую модель ценообразования заложен конфликт интересов владельца бизнеса и разработчика BMS.

Третий вариант удобнее и выгоднее для большинства бюро переводов (поэтому Alisa использует именно его). Здесь собственник бюро получает следующие преимущества.
Платить нужно только за те функции, что необходимы сейчас. Впоследствии, при необходимости, можно будет расширить функционал как за счет покупки расширенного пакета уже существующих в системе опций, так и создав что-то в индивидуальном порядке (например, можно добавить интеграцию с каким-то сторонним сервисом).
Штат можно формировать по своему усмотрению, увеличивать и уменьшать его, не опасаясь дополнительных затрат на ПО.

К выбору оптимальной BMS вполне можно применить немного перефразированную цитату Чехова:

Внедрять BMS интересно только для улучшения бизнес-показателей. Купить же BMS только потому, что она известна — это все равно, что купить себе на базаре ненужную вещь только потому, что она хороша.

Иными словами — не следует брать “крутую” систему без учета своих реальных потребностей. Перед покупкой всегда тестируйте trial-версию. Если она бесплатная — хорошо. Если платная — в любом случае ее стоимость меньше, чем цена полнофункционального продукта вместе с полным внедрением.

Не исключены ситуации, когда владелец бюро, протестировав BMS, даже очень хорошую, популярную, с прекрасными отзывами, понимает, что значительная часть функций в его случае просто не нужна. Она только усложняет освоение программы менеджерами. Если вдобавок разработчик использует первую модель ценообразования, покупка этого продукта окажется неоправданно дорогой. Придется платить за то, что не используется и вряд ли будет использоваться, причем платить многократно. А тот, кто покупает ненужное, как известно, в скором времени начинает продавать необходимое. Не повторяйте чужих ошибок!

Учитывайте описанные выше факторы, рассчитывая оптимальную стоимость TMS для ведения проектов именно вашего бюро переводов. Пробуйте, экспериментируйте. И лишь проверив все функции на практике — начинайте внедрение.